Dziewięć reguł udanego warsztatu

Wczoraj znowu miałem okazję poprowadzić warsztat. Stąd kilka ogólnych warsztatowych refleksji. Prowadzenie warsztatu to zajęcie na pewno ciekawe, ale też niełatwe. Na prowadzącego czeka wiele pułapek. Jedną z najgroźniejszych jest współczesna technologia, która jak się okazuje wcale życia nie ułatwia. Wręcz przeciwnie. Do zabawy telefonami komórkowymi, wysyłania i odbierania sms-ów, a nawet gadania ściszonym głosem można się z czasem przyzwyczaić. Pomimo usilnych starań prowadzących i nie wiadomo jak ciekawych tematów warsztatów, zawsze znajdzie się kilku technoholików, którzy muszą nieustannie zaglądać do swojej komóreczki z nadzieją, że może ktoś coś napisał, albo jest nie daj Boże jakieś nieodebrane połączenie i trzeba szybko oddzwonić.


Innym problemem jest miejsce. Warsztat prowadzony w miejscu pracy jest dla prowadzącego horrorem. I tak, jak w dobrym filmie grozy pojedyncze jednostki zaczynają gdzieś znikać po każdej przerwie. Wciągają je ponoć wiry prawdziwych lub wyobrażonych obowiązków zawodowych. „Idę tylko sprawdzę maila…”, „Wykonam dwa telefony…” rzucają na usprawiedliwienie i znikają.


Laptop i rzutnik zazwyczaj rozmawiają ze sobą w różnych, nieprzekładalnych językach więc dobrze jest sprawdzić zawczasu czy gdzieś w pobliżu w przytulnej pakamerze przebywa miejscowy człowiek od IT.
Do tego dochodzą banalne problemy w rodzaju: dobrze ukrytych i wyschniętych dwa lata temu markerów, zamazanych kartek flipchartów (najczęściej znajdują się na nich obcojęzyczne słówka z zajęć językowych) oraz nie oznakowane termosy z kawą? Herbatą? Bez testu organoleptycznego nie rozbieriosz.


Jest jeszcze dynamika grupy (i brak dynamiki zaraz po lunchu), oczekiwania uczestników (zdarza się, że realne), pora dnia i dzień tygodnia – wszystko może mieć wpływ na wyniki końcowy. Ponieważ miałem okazję prowadzić już wiele mniej lub bardziej udanych warsztatów podaję kilka praktycznych porad, które nazwałem „Dziewięcioma regułami udanego warsztatu”. Odwołują się one do trzech najważniejszych kwestii:


- Wizji - po co w ogóle robiony jest warsztat? Jaki ma być wynik końcowy, do czego zmierzamy?

- Intelektu – teoretycznie wszyscy uczestnicy spotkania powinni wysilać swoje szare komórki i talenty w stopniu maksymalnym. Można im w tym pomóc np. odpowiednio przygotowanymi materiałami.

- Emocji – otwarcie się na innych i słuchanie ich pomysłów, zachęta i motywacja oraz satysfakcja z dobrze wykonanego zadania okazują się istotnymi czynnikami spotkania. Warsztat powinien być wciągający, poruszać uczestników i sprawić by poruszane zagadnienia i to co dzieje się na sali nie pozostawiały ich obojętnymi

Dziewięć reguł udanego warsztatu:



Podczas warsztatów wykorzystuje się czasem burzę mózgów. I tu także roi się od pułapek.
A. Osborn (człowiek reklamy), który nazwał rzecz po imieniu (brain storm) wyszedł z założenia, że grupa to więcej niż suma jednostek i każdy problem można rozwiązywać dzięki wykorzystaniu kolektywnej wiedzy i energii zespołu. Wykorzystując twórcze współdziałanie można więc wygenerować niemal nieskończoną liczbę świeżych pomysłów. Tyle teoria. Sprawdza się w praktyce o ile przestrzegane są podstawowe zasady. Przynajmniej dwie:
- uczestnicy śmiało i bez obaw, np. o złośliwe komentarze i krytykę ze strony pozostałych, będą wyrażać swoje zdanie
- wszyscy są w stanie uwierzyć, że naprawdę można na pewien czas założyć, że nie istnieją idiotyczne, jedynie głupie czy zupełnie bezsensowne pomysły.
Dwa warunki podstawowe okazują się trudne do spełnienia jednocześnie. Nie wiem czy wynika to z naszej narodowej mentalności, czy z faktu, że burza mózgów jest (wbrew pozorom) wciąż raczej ewenementem niż powszechnym narzędziem pracy. Faktem jest, że często po gorliwym przytakiwaniu prowadzącemu, który tłumaczy zasady burzy mózgów rozpoczyna się polowanie na czarownice i litania gorzkich żalów w rodzaju:
- „O Jezu, to się ni kupy, ni … nie trzyma…”
- „Idź to teraz opowiedz na zarządzie. He, he, he…”
- „Przecież nie ma na to pieniędzy…”
- „Komuś się to udało? Ja nie słyszałem, żeby inni…”
Czarnowidztwo i próba dokopania nadgorliwym pojawiają się dużo szybciej niż oczekiwane pomysły i rozwiązania.
Czytałem ostatnio, że polska gospodarka ma problemy ze zbyt niskim wskaźnikiem szeroko rozumianej innowacyjności. Mało patentujemy, mało wymyślamy, niewiele rzeczy chcemy zrobić inaczej, boimy się twórczego ryzyka. Diagnoza brzmiała: brak klimatu do innowacyjności. Winnego jak zwykle szukano w przepisach prawnych, kwestiach podatkowych i szkolnictwie. Moim zdaniem za ten klimat wszyscy odpowiadamy w tym samym stopniu. Dopóki nie zaczniemy z szacunkiem słuchać pomysłów innych, a mało konstruktywna krytyka będzie powszechnym wzorcem spotkań, dopóty możemy zapomnieć o jakiejkolwiek pomysłowości. O innowacyjności nie wspominając.

Tak na marginesie: ten warsztat okazał się udany. Uczestnicy ośmielili się dosyć szybko i spontanicznie wymyślali oryginalne rozwiązania dylematów biznesowych. Mam nadzieję, że wprowadzą je w życie.